Digitale Schultasche 2: Software (macbasiert)

Nachdem nun die Hardwarekonfiguration (vorläufig) steht, kommt nun die Auswahl geeigneter Software. Hier sind die Entscheidungen nicht so einfach und schnell zu treffen, weil man erst nach gewisser Einarbeitung merkt, ob eine Software die eigenen Bedürfnisse auch erfüllt. Zudem ist der Markt entsprechender Anwendungen (Datenmanagement, Kalender etc.) nicht gerade klein. Im Folgenden also ein paar Überlegungen, was ich im Arbeitsalltag brauche.

Alltagsbedürfnisse und passende Software: Verwaltung

Grundsätzliche Anforderungen:

• Überall Zugriff haben, d. h. die Software muss sowohl auf dem MacBook als auch auf dem iPhone laufen.
• Kein Versionenchaos: die Synchronisation muss problemlos und möglichst on-the-fly funktionieren.
• Einfach durchzuführendes Backup: Idealerweise wird mindestens einmal am Tag automatisch ein Backup ausgeführt. So minimiert sich das Risiko, auf einmal ohne die Daten dazustehen
• Verschlüsselung: Schülerdaten sind sensitiv und dürfen nicht offen in der Gegend ‚herumliegen‘, es muss also – zumindest bei der Schüler- und Notenverwaltung – die Möglichkeit zur Verschlüsselung bestehen.

Welche Software brauche ich nun, um meinen Verwaltungsalltag zu meistern?

1. Im Berufsalltag gilt es v. a. den Überblick über viele wiederkehrende oder einmalige Ereignisse und Termine zu behalten. Unabdingbar ist also ein Kalenderprogramm, das sich auf MacBook und iPhone fehlerfrei und zuverlässig synchronisieren lässt. Die systemeigene Software iCal lässt eine solche Synchronisation grundsätzlich zu, allerdings läuft diese wohl nicht immer ganz unproblematisch ab. Vorläufig werde ich es mit iCal probieren (nicht zuletzt, weil es ja mit OmniFocus (s. u.) zusammenarbeitet).
2. Die – suboptimale – Organisation des Schulalltages, auf die man als Einzelner nur einen verschwindend geringen Einfluss hat, bringt es mit sich, dass man vieles zwischen Tür und Angel bespricht. Aus diesen Gesprächen im Vorbeigehen entstehen viele kleine Aufgaben, die es dann zu behalten und – möglichst zeitnah – zu erledigen gilt („Kannst du dem X sagen, dass er morgen in der 4. Std. die Mathearbeit nachschreibt?“ – „Der Klausurtermin hat sich um eine Woche verschoben.“ – „Da können wir keine Arbeit schreiben, da sind wir auf Exkursion.“ etc.). Diesen ständigen Kleinkram und seine Erledigung erlebe ich als unerschöpfliche Stressquelle. Schön wäre es, wenn ich das Behalten outsourcen könnte, ich brauche also einen gescheiten, flexiblen Taskmanager. Nach der Lektüre dieses instruktiven Blogeintrags von herrnlarbig habe ich mir OmniFocus (für das MacBook und das iPhone) angeschafft und bin gerade in der Testphase. herrlarbig diskutiert auch Alternativprogramme wie Things oder ToDo und nennt für mich überzeugende Gründe dafür, dass OmniFocus den Workflow besser organisiert. Für OmniFocus spricht zudem die problemlose und sofortige Synchronisation zwischen MacBook und iPhone.
3. Neben dem Organisationskleinkram fällt aber auch schul- und lehrerspezifische Verwaltungsarbeit an: die Kurs-, Schüler- und Notenverwaltung. Für diese Zwecke hat ein Kollege ein wirklich tolles iPhone-App entwickelt, das mich mit Begeisterung erfüllt: TeacherTool. Das Programm ist übersichtlich, vergleichsweise flexibel und absolut auf den Berufsalltag abgestimmt: Es erlaubt z.B. eine blitzschnelle Erfassung von Fehlstd. und Bemerkungen. Die Daten werden verschlüsselt aufbewahrt und sind auch nur so zum Export fähig. Vorbildlich! Eine glasklare Empfehlung, die für mich fast schon die Killerapplikation für die iPhone-Anschaffung gewesen ist. (Grundsätzlich tut’s dafür natürlich auch ein iPod Touch, allerdings ist das mobile Internet (3G) angesichts der desolaten WLAN-Situation in unserem Schulgebäude ein echtes Plus.) Übrigens arbeitet der Entwickler an einer Desktop-Version für den Mac und an einer Import-Funktion für csv-Dateien (lassen sich z. B. aus Excel-Kurslisten gewinnen), so dass die Handhabung zukünftig noch komfortabler sein dürfte.

Mit diesen 3 Programmen will ich versuchen, meine Verwaltung papierlos und damit effizienter und stressfreier zu gestalten. Aber da ja beim Essen bekanntlich der Appetit kommt, lässt sich der Gedanke der Digitalisierung natürlich auch auf die Unterrichtsorganisation und -planung ausdehnen.

Anwendungen für den Unterricht

Von relativ trivialen Anwendungen (iPod-Funktion, um Musikstücke abzuspielen etc.) will ich hier nicht sprechen, sondern von der Dokumentenverwaltung und der Unterrichtsdokumentation. Auch hier gelten natürlich wieder die o. g. Grundanforderungen.

1. Eine Dokumentenverwaltung ermöglicht beispielsweise, selbst erstellte Arbeitsblätter mit sich herumzutragen und am portablen Gerät zu ändern (das schlägt den mitgeschleppten USB-Stick), um sie dann ggf. spontan auszudrucken. Zwei Programme, die in diesem Bereich immer genannt werden, sind DevonThink und Evernote. Beide gibt es als vollwertige Desktop-Variante und als iPhone-App. Die Entscheidung zwischen beiden Programmen ist nicht einfach, weil sie zwar beide ähnliche Funktionen bieten, aber doch hinreichend unterschiedlich arbeiten und so nicht ganz austauschbar sind. Hilfreiche Gegenüberstellungen habe ich bei Gigaom und beim Lifehacker gefunden. Im Moment arbeite ich mit Evernote, weil mich die iPhone-App in ihrer Funktionalität sehr überzeugt hat.
2. Um die Dokumentation und Dokumentenverwaltung zu erleichtern, kann man sich auf dem iPhone noch ein paar kleine Helferlein (vulgo: Apps) installieren. Ein guter Ausgangspunkt ist die Liste, die Felix Schaumburg auf EduShift erstellt hat.

• Für mich übernommen habe ich den Wikipanion, iTranslate, Dropbox (natürlich nebst Desktop-Variante), InstaPaper, DownTime und Circulator.
• Dazu gekommen sind: Fastfinga (ein Programm, das handschriftliche Notizen auf dem Touchscreen speichert und ggf. an Evernote weiterleitet), GoodReader (ein PDF-Reader, der ebenfalls mit Evernote zusammenarbeiten kann), GeniusScan und JotNotLite (beide Programme erlauben die Weiterverarbeitung fotografierter Dokumente, z. B. Tafelbilder).

Soweit so gut. Nun kommt der Praxistest über einen längeren Zeitraum. Ich werde berichten.